Wer schreibt, der bleibt? – Wissensmanagement im Unternehmen

Eine typische Situation in vielen Firmen: Am ersten Werktag des Monats kommt ein:e neue:r Mitarbeiter:in ins Team und soll möglichst schnell das Unternehmen und die damit verbundenen Abläufe kennenlernen. Natürlich gibt es diverse Dokumente mit Informationen, aber gerade bei Fragen zu einem fachspezifischen Thema heißt es oft: „Frag doch mal Herrn Mustermann, der ist darin Experte“. Schwierig nur, wenn Herr Mustermann zu diesem Zeitpunkt im Urlaub ist oder – noch schlimmer – das Unternehmen verlassen hat.

Wissen ist mehr als eine Sammlung von Fakten

Ohne Wissensmanagement dauert beispielsweise das Onboarding neuer Kolleg:innen viel länger oder im ungünstigsten Fall – der Kündigung langjähriger Mitarbeiter:innen – geht kostbares Wissen unwiederbringlich verloren. Denn viele Mitarbeiter:innen sind immense Wissensquellen mit viel individuellem impliziten Wissen, also persönlichen Routinen, Erfolgsgeschichten und hilfreichen Tricks. Gerade in der Softwareentwicklung sind Erfahrungswerte oft Gold wert. Es gilt also, das implizite Wissen in explizites Wissen umzuwandeln. Auch wir kennen diesen Fall und haben uns gefragt, wie wir das bewerkstelligen und dadurch das Potenzial unserer Mitarbeiter:innen noch besser ausschöpfen können. Keine leichte Aufgabe, da beim Aufbau eines Wissensmanagements einiges schiefgehen kann.

Wer schreibt, der bleibt?

In einer wissensbasierten Wirtschaft ist effektives Wissensmanagement von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Es stellt jedoch eine große Herausforderung dar, vorhandenes Wissen zu erfassen, zu organisieren und für alle Mitarbeiter:innen zugänglich zu machen. Insbesondere das implizite Wissen, das in den Erfahrungen, Fähigkeiten und intuitiven Einsichten einer Person verwurzelt ist, aber nicht explizit artikuliert oder leicht dokumentiert werden kann, muss in geeigneter Art und Weise konserviert werden.

Wir setzen hier auf das sogenannte SECI-Modell und intensive Kommunikation. Interne Wikis haben sich als – wenn auch etwas antiquiert anmutendes – praxistaugliches Instrument erwiesen, um Informationen einfach zu erfassen, zu organisieren und leicht verfügbar zu machen. Nur wenn sich die Mitarbeiter:innen aktiv beteiligen und ihr Wissen teilen, lebt das System. Eine Kultur des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit muss gefördert werden, damit alle Mitarbeiter:innen motiviert sind, das Wiki regelmäßig zu aktualisieren oder ihr Wissen in anderer Form weiterzugeben.

Kaffeepause = Zeit zum Lernen?

Das SECI-Modell beschreibt den Prozess des Wissensaustauschs in Organisationen, indem es vier Phasen - Sozialisation, Externalisierung, Kombination und Internalisierung - darstellt, durch die implizites Wissen in explizites Wissen umgewandelt und geteilt wird. Es ist wichtig, das implizite Wissen zu identifizieren, aufzunehmen und auf strukturierte Weise zu teilen, um sicherzustellen, dass andere von diesem Wissen profitieren und es in ihrer Arbeit nutzen können. Implizites Wissen kann beispielsweise durch Methoden wie Mentoring, Dokumentation, Wissensaustausch in Teams, F&A-Calls sowie Schulungen in explizites Wissen verwandelt werden. Oft reicht schon ein kurzer Austausch in der Kaffeepause, um neue Erkenntnisse zu teilen.

„In einer Welt des schnellen Wandels ist Wissen ein wertvolles Gut. Unser effektives Wissensmanagement lässt uns das Potenzial unserer Mitarbeiter:innen voll ausschöpfen und als Unternehmen erfolgreich sein. Als Expert:in zu gelten und die Kolleg:innen von den eigenen Erfahrungen profitieren zu lassen ist zudem ein Zeichen von Wertschätzung für beide Seiten. Unsere Mitarbeiter:innen beteiligen sich aktiv am stetigen Aufbau des Wissensmanagements und tragen so dazu bei, dass unser gesammeltes Wissen für alle zugänglich ist und bleibt.“

William Kessler, Head of IT Projects und Verfechter des SECI-Modells

Von der Theorie in die Praxis

William Kessler hat sich bereits in seiner Masterarbeit zum Thema Wissensmanagement und QM an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen intensiv mit der Materie auseinandergesetzt und bringt seine Erfahrungen im Unternehmen ein. Aber Theorie und Praxis sind bekanntlich wie zwei Paar Schuhe. Wir stellen uns das Modell als Kreislauf vor, in dem jede der vier Phasen durchlaufen wird.

  1. Sozialisierung: Sozialisierung spielt eine entscheidende, wenn nicht die entscheidende Rolle im Wissensmanagement, da sie den informellen Austausch von Wissen und Erfahrungen zwischen Menschen ermöglicht. Durch intensive Kommunikation, enge Zusammenarbeit an Themen oder Projekten sowie den Aufbau von Beziehungen können wir das implizite Wissen unserer Mitarbeitenden erfassen und teilen, was zu einem effektiven Wissensaustausch und -nutzung führt. Regelmäßige Meetings und Expertengespräche dienen uns als Plattform für soziale Interaktionen und Kooperation. Unsere Open-Doors-Policy soll dazu anregen, Fragen auf dem direkten Weg zu klären – ohne Umwege über Medien oder Dokumente.

    Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Im Meeting wird ein neues Feature einer von uns entwickelten Software vorgestellt. Man erreicht in kurzer Zeit alle Stakeholder und kann in einer F&A-Runde alle Unklarheiten klären. Das Lesen eines Fachartikels dauert doppelt so lange und behandelt nur die offensichtlichen Fakten, nicht aber das „Wie“ oder „Warum“ einer Lösung. Durch den Dialog sind wir schneller und sparen dadurch wertvolle Ressourcen.

  2. Externalisierung: In dieser Phase wird das geteilte Wissen, beispielsweise ein Fachvortrag, in explizite Form gebracht, d.h. implizites Wissen wird in schriftlicher Form festgehalten. Durch das Erstellen von Artikeln, Handbüchern, Protokollen oder Tutorials sowie Videos wird das Wissen kodifiziert und für andere zugänglich gemacht.

  3. Kombination: Zusätzlich zum Face-to-Face-Gespräch nutzen wir unser internes Wiki als zentrale Plattform, auf der Mitarbeiter:innen Informationen zusammenführen, verlinken und teilen können. Dadurch entsteht ein umfassendes Wissensnetzwerk für den Zugriff auf vielfältige Informationen und die Generierung neuen Wissens.

  4. Internalisierung: Mitarbeitende können auf das gesammelte Wissen im Wiki zugreifen und in ihr individuelles implizites Wissen integrieren. Dies geschieht durch das Lesen von Artikeln, das Anwenden von Lösungen oder das Lernen aus den Erfahrungen anderer Mitarbeiter:innen. Gerade der enge Austausch in Form von Gesprächen oder das „Learning on the job“, bei dem in der Praxis Inhalte gemeinsam erarbeitet werden, sorgt für einen noch effektiveren Wissenstransfer und fördert so eine schnellere persönliche Weiterentwicklung.

Und was haben die Kund:innen davon?

Durch unser Wissensmanagement bieten wir unseren Kund:innen einen verbesserten Service und eine höhere Qualität unserer Produkte. Der effektive Wissenstransfer und -austausch innerhalb unseres Unternehmens ermöglicht es uns, Lösungen schneller zu entwickeln, Probleme effizienter zu lösen und Best Practices anzuwenden. Dadurch können wir die Bedürfnisse unserer Kund:innen besser erfüllen und ihnen ein umfassendes Fachwissen und Expertise zur Verfügung stellen. Zudem ermöglicht uns das Wissensmanagement eine schnellere Anpassung an sich verändernde Marktbedingungen, was wiederum innovative Lösungen und Produkte bedeutet.

Jetzt informieren

Allgemeine Fragen zum Portfolio oder konkreter Beratungsbedarf?

Kontakt
Teamware GmbH
ISO Zertifizierung

Kontakt

Einsteinstr. 172 
D-81677 München
089-427005.0
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Wir kombinieren Beratungsleistungen mit fundierter Branchenexpertise. Das belegen wir mit Referenzen in der Realisierung digitaler Produkte und Lösungen.